📋 Das Wichtigste in Kürze
- Nach dem Verwalterwechsel muss der alte Verwalter alle Unterlagen vollständig übergeben – das ist seine gesetzliche Pflicht.
- Dazu gehören: Konten, Verträge, Protokolle, Rücklage-Kontoauszüge, Versicherungspolicen, Schlüssel, Zugangsdaten.
- Die Übergabe sollte schriftlich protokolliert werden – mit Bestätigung, welche Unterlagen übergeben wurden.
- Verweigert der alte Verwalter die Übergabe, kann die WEG ihn per einstweiliger Verfügung zwingen.
✅ So gehen Sie vor
- Übergabeliste erstellen: Alle relevanten Unterlagen und Zugänge auflisten – als Grundlage für das Protokoll.
- Termin setzen: Übergabetermin schriftlich vereinbaren – mit klarer Frist.
- Protokoll erstellen: Alle übergebenen Dokumente festhalten – beide Parteien unterschreiben.
Inhalt
Der Verwalterwechsel ist beschlossen — jetzt beginnt die kritische Phase der Übergabe. Der scheidende Verwalter ist gesetzlich verpflichtet, alle Unterlagen der Wohnungseigentümergemeinschaft vollständig und unverzüglich an den Nachfolger zu übergeben. Doch in der Praxis gibt es dabei immer wieder Probleme. Dieser Ratgeber erklärt, was der alte Verwalter herausgeben muss und wie Sie vorgehen, wenn er sich weigert.
Was muss übergeben werden?
Die Übergabepflicht des scheidenden Verwalters ist umfassend. Er muss folgende Unterlagen vollständig und geordnet übergeben:
- Beschlusssammlung (vollständig, bis zum letzten Beschluss)
- Protokolle aller Eigentümerversammlungen (mindestens der letzten 10 Jahre)
- Alle Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
- Kontounterlagen: Kontoauszüge, Sparbücher, Festgeldnachweise
- Alle laufenden Verträge (Hausmeister, Reinigung, Versicherung, Wartung)
- Versicherungsscheine und laufende Schadenfälle
- Technische Unterlagen: Wartungsprotokolle, TÜV-Berichte, Pläne
- Korrespondenz mit Behörden, Gerichten, Anwälten
- Schlüssel für Gemeinschaftsbereiche, Kellerräume, Technikräume
- Zugangsdaten für digitale Systeme (Buchhaltungssoftware, Online-Portale)
Fristen für die Übergabe
Das Gesetz schreibt keine konkrete Frist vor — die Übergabe muss jedoch ‘unverzüglich’ nach Beendigung des Verwalteramts erfolgen. In der Praxis hat sich eine Frist von zwei bis vier Wochen etabliert. Im Verwaltervertrag kann eine konkrete Übergabefrist vereinbart sein — das ist empfehlenswert.
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Die Übergabe organisieren
Der Beirat sollte die Übergabe aktiv begleiten. Erstellen Sie vorab eine vollständige Checkliste aller Unterlagen, die übergeben werden müssen. Beim Übergabetermin haken Sie jeden Punkt ab und lassen Sie den scheidenden Verwalter die Übergabe schriftlich bestätigen. Der neue Verwalter sollte bei der Übergabe anwesend sein.
Was tun, wenn der Verwalter sich weigert?
Leider verweigern manche scheidende Verwalter die Unterlagenübergabe — aus Trotz, wegen offener Vergütungsstreitigkeiten oder schlicht aus Nachlässigkeit. In diesem Fall:
- Schriftliche Aufforderung per Einschreiben mit konkreter Frist und Androhung rechtlicher Schritte
- Einschaltung eines Fachanwalts für WEG-Recht
- Gerichtliche Durchsetzung: Klage auf Herausgabe der Unterlagen — das Gericht kann Zwangsgelder verhängen
- Einstweilige Verfügung bei besonderer Dringlichkeit
Fazit
Eine vollständige und geordnete Unterlagenübergabe ist die Basis für einen guten Start des neuen Verwalters. Bereiten Sie die Übergabe sorgfältig vor, begleiten Sie sie aktiv mit dem Beirat — und zögern Sie nicht, rechtliche Mittel einzusetzen, wenn der scheidende Verwalter seiner Pflicht nicht nachkommt.